Nieustannie głowisz się nad tym, jak zwiększyć skuteczność spotkań? Zastanawiasz się, dlaczego osoby na pozór wyjątkowo zainteresowane Twoją ofertą nigdy więcej się z Tobą nie skontaktowały? A teraz pomyśl, ile razy zdarzyło Ci się nie otrzymać odpowiedzi na wysłanego maila lub też samemu nie przesłać wiadomości zwrotnej? Pora na follow-up, czyli wszystko to, co powinno nastąpić po pierwszym spotkaniu lub nawiązaniu kontaktu biznesowego, a o czym tak często zapominamy!

Kiedy spotkanie idzie gładko, po drugiej stronie wyczuwalne jest zainteresowanie i zaangażowanie w jego przebieg, a pod koniec dyskusja wkracza nawet na tory negocjacji o nawiązaniu potencjalnej współpracy, większość z nas zwykła zakładać, że nowego klienta ma już w kieszeni. Niestety, wyjątkowo dobre pierwsze wrażenie bywa niekiedy zwodnicze. W trakcie pierwszego spotkania osoby potencjalnie zainteresowane mają okazję dopiero wstępnie zapoznać się z tematem. Kompleksowo przygotowana, profesjonalna prezentacja to nie wszystko. Aby pozyskać zaufanie drugiej strony szczególnie ważne jest przedstawienie dodatkowych informacji oraz rozwianie wątpliwości, które zwykle pojawiają się dopiero kilka godzin, a nawet dni, od czasu pierwszej rozmowy.

Zrób jak obiecujesz


Zwyczajowo spotkanie kończysz zapewne obietnicą dosłania dalszych, szczegółowych danych. Czy aby na pewno zawsze to robisz? Pamiętaj, że to od Ciebie powinna wyjść dalsza incjatywa – w końcu to Tobie zależy przecież tutaj najbardziej.

Jeśli wspomniałeś, że zadzwonisz? Zadzwoń. Obiecałeś dosłać maila? Prześlij go. Umówiłeś się na kolejne spotkanie? Zrób wszystko, aby doszło ono do skutku. Odwołuj tylko, kiedy naprawdę nie dasz rady – to ostateczność. Dotrzymuj terminów: oddzwaniaj o umówionych godzinach, dosyłaj maile na czas, nie spóźniaj się na spotkania. W ten sposób o wiele prościej i szybciej pozyskasz sobie zaufanie Twojego potencjalnego Klienta, a także zbudujesz w jego oczach rzetelny wizerunek.

Kluczowe elementy follow-up

Zaraz po zakończeniu spotkania lub rozmowy zredaguj wiadomość z podziękowaniem. Wyślij ją najpóźniej następnego dnia rano. Jeśli jakaś kwestia była dla drugiej strony wyjątkowo ważna – rozwiń temat. Nie oczekuj, że otrzymasz odpowiedź. Zdarza się to niezwykle rzadko. Ta wiadomość to po prostu część protokołu. Po jej wysłaniu, pora na konkrety, czyli szczegóły oferty. W mialu powtórz wstępne ustalenia, doprecyzuj kwestie, które nie zostały wcześniej omówione. Wysyłając wiadomość, miej w pamięci kilka prostych zasad, które sprawią, że druga strona nie uznana Twojego maila za kolejną treść, która powinna była trafić do sekcji spam lub najlepiej od razu do kosza. Do adresata zwróć się w sposób bezpośredni, a następnie zredaguj treść, która nie jest gotowcem lecz spersonalizowaną wiadomością z konkretnymi informacji. Nie poruszaj zbyt wielu tematów w tej samej wiadomości. Stosuj się do reguły: jeden wątek – jedna wiadomość. Nim wyślesz, dwa razy zastanów się nad tytułem. Możesz być pewien, że banały w stylu: “propozycja współpracy” czy “oferta” nie wzbudzą pożądanego zainteresowania. Jeśli do kilku dni nie otrzymasz odpowiedzi, nie wahaj się sięgnąć po telefon.

Nie osiadaj na laurach

Odbyłeś spotkanie lub wstępną rozmowę, czujesz, że poszło całkiem nieźle. Pamiętasz, aby wysłać kolejnego maila lub wykonać telefon. Nie zapadły jeszcze żadne oficjalne decyzje, ale Ty ze spokojem planujesz już współpracę… Uważaj! Nie wszystko jeszcze przesądzone. Jak duże będzie Twoje zdziwienie, kiedy okaże się, że klient zdecydował się jednak na ofertę konkurencji. Aby temu zapobiec, po każdym mailu, rozmowie telefonicznej czy innej formie kontaktu, zaplanuj od razu kolejną. W ten sposób możesz mieć pewność, że druga strona o Tobie nie zapomni. Wręcz przeciwnie – poczuje się doskonale doinformowana oraz zaopiekowana. Postaw na przykłady oraz historie z życia. Pokaż, że korzyści, które oferujesz faktycznie istnieją, a produkty cieszą się zainteresowaniem. Przytocz historie sukcesów. Spróbuj nawiązać nić porozumienia, zatroszcz się o nową relację. Potencjalnych współpracowników nie traktuj wyłącznie jako partnerów biznesowych, zobacz w nich ciekawych ludzi i postaraj się nieco lepiej poznać. Z odpowiednią dozą taktu zapytaj o rodzinę, zainteresowania, sposoby spędzania wolnego czasu. Być może okaże się, że macie ze sobą więcej wspólnego niż mogłoby się na początku wydawać. W zależności od typu osobowości podjęcie decyzji może przyjść szybko lub zająć więcej czasu niż się tego spodziewasz. Uzbrój się w cierpliwość i nie zniechęcaj. Pomóż drugiej stronie w przyspieszeniu tego procesu zapewniając wyczerpujące informacje oraz postając do dyspozycji w razie pytań czy wątpliwości. Nie pozwól też na zbyt długie przerwy w kontakcie. Dyskretne przypomnienia zwykle bywają skuteczne. Pomyślisz teraz, że długa droga przed Tobą? Pamiętaj: dobry start może zaowocować wieloletnią współpracą!